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Carpetas de presentación e inserts

Dentro de la categoría de dípticos se incluyen las carpetas de presentación como un tipo específico. Les dedicamos una sección especial para dar cuenta de sus características, ventajas y diseño. ¿Ud. está organizando una presentación comercial para presentar un nuevo producto o servicio? ¿Desea ofrecer material de promoción de su empresa a diferentes públicos? Entonces, le recomendamos contar con carpetas de presentación diseñadas por profesionales gráficos. Estas carpetas son piezas de papel resistente que se obtienen al plegar en dos una hoja, y que tienen impresos el nombre y el logo de una institución. En la parte interior pueden tener uno o dos bolsillos, que sirven para contener hojas sueltas, llamadas "inserts", en las que se promocionan las actividades de una empresa. Además de estas hojas, se suelen incluir trípticos, volantes y también tarjetas personales.

Muchas veces estas carpetas tienen pequeñas solapas en los bordes, para evitar que los materiales guardados se caigan. Por lo general, además, en uno de los bolsillos suele haber una ranura para colocar allí la tarjeta personal correspondiente. Existen carpetas con pequeños rectángulos que sobresalen del ángulo superior derecho, ideales para ser usadas como carpetas de archivos. Otras variantes incluyen una ventana en el panel frontal o, por ejemplo, un dispositivo porta CD. En cualquiera de estos casos, la función básica de estas carpetas es organizar material diverso de una empresa, para presentarlo de modo elegante y serio ante el público deseado. Una carpeta con un diseño de calidad, con un buen nivel de impresión y con inserts claros logra crear una imagen realmente profesional de una compañía.

Ventajas

Las carpetas de presentación son una de las piezas gráficas más solicitadas por las empresas, dado que tienen muchas ventajas como herramienta de marketing. Por lo general se distribuyen en reuniones comerciales y en grandes eventos empresariales. Aquí señalamos algunas de ellas, para que Ud. comprenda plenamente por qué le conviene tener carpetas de gran estilo para su organización:

  1. Estas carpetas son piezas de promoción de gran eficacia, dado que presentan el logo corporativo y crean una imagen de excelencia ante el público. El público valorará mucho más aquel material presentado en una carpeta de gran diseño y calidad. Toda carpeta realizada con un diseño exclusivo logra captar la atención del público de inmediato. Además, una carpeta atractiva será conservada por las personas luego de recibirla en una presentación comercial, de modo que la representación gráfica de una empresa permanecerá en contacto permanente con el público. Así, la identidad corporativa se consolidará fuertemente en la mente de los receptores.
  2. Sirven para organizar distintos materiales impresos de una compañía que se desean ofrecer a los clientes reales y/o prospectivos. Si Ud. desea brindar distintas piezas promocionales al público, puede crear una totalidad organizada y armónica presentándolas en una carpeta.
  3. Las carpetas protegen del tacto y de las condiciones ambientales las piezas impresas incluidas en su interior. De esta manera tanto inserts, como volantes, trípticos y tarjetas personales se mantienen en excelente estado por más tiempo.
  4. Una de las principales ventajas de las carpetas de presentación es que permiten ahorrar dinero, ya que en caso de tener que modificar información sobre la empresa, basta con reimprimir sólo los inserts. De este modo, las carpetas nunca dejan de servir, pueden emplearse en todo momento, dado que lo que varía son los materiales impresos que se incluyen en su interior. Para lograr que una carpeta pueda utilizarse a lo largo del tiempo los diseñadores generalmente optan por colocar en ella sólo el nombre de la empresa y su logo, porque son los componentes invariables de una compañía. Toda la información se incluye en los folletos, inserts y tarjetas personales presentes en la carpeta.
  5. Las carpetas de presentación permiten brindar distintos tipos de información de una empresa a distintos tipos de público. Con una misma carpeta es posible crear diferentes herramientas de marketing de acuerdo con las características y con los intereses del público destinatario en cada ocasión. Así, se pueden armar carpetas con diferentes inserts dentro de ellas para poner el acento en ciertos aspectos de la empresa (productos y servicios) del interés de determinados clientes reales y/o futuros. Las carpetas de presentación combinadas con diversos grupos de inserts y folletos hacen posible personalizar la información de acuerdo con el receptor y de esta manera se evita realizar piezas promocionales demasiado generales. Se trata de una opción ideal para el mundo actual, en el que día a día se diversifica cada vez más el público destinatario de toda empresa. Para poder llegar a todas las personas y poder tener, entonces, mayores posibilidades de venta, las carpetas de presentación son una excelente alternativa de marketing.

Diseño

Es momento de señalar algunos criterios básicos para el diseño de carpetas e inserts, aunque antes de ello se vuelve necesario especificar sus medidas y tipos más frecuentes. La carpeta tradicional u "original" está compuesta por dos partes, cada una de las cuales mide 9’’ x 12’’. Tiene dos bolsillos en forma de V, de 4.25’’ de alto. Este formato básico está pensado para incluir inserts del tamaño de una hoja carta (8.5’’ x 11’’). La carpeta “original” ofrece variantes: bordes redondeados, bordes rectos, bolsillos de 3.5’’ de alto. Hay carpetas con un solo bolsillo a izquierda o derecha. Los bolsillos, por su parte, pueden tener forma en V, pueden ser rectos, diagonales o curvos, o también pueden ser verticales (generalmente de 4.25" de ancho). En los bolsillos se suele hacer una ranura destinada a colocar la tarjeta personal apropiada. Para hacer que la carpeta sea aún más segura y para evitar que se caigan los materiales internos se pueden agregar solapas a los costados (a la derecha, a la izquierda o en ambos lados) y en la parte superior (también, a la derecha, a la izquierda o en ambos lados).

En cuanto a los tipos especiales de carpetas se encuentran aquellas que tienen lomo, de modo tal que soportan un gran volumen de piezas dentro sin que la carpeta se deforme y permitiendo que ésta se abra y cierre con facilidad. También hay carpetas con ventanas en la cara del frente, ideales para generar curiosidad en los receptores. Dos modelos de carpetas muy empleados, más allá de los tipos convencionales antes mencionados, son las carpetas que sirven para archivos, que se distinguen por tener una pestaña sobresaliente (impresa o de color) y las carpetas en las que se incluye un CD. En todos los casos estas piezas son de un enorme beneficio para la organización a la que representan, como así también son de una enorme utilidad para el público.

Ahora presentamos algunas pautas que los diseñadores profesionales tienen en cuenta para desarrollar carpetas de máximo nivel e inserts acordes a ellas. Con esta guía Ud. sabrá por qué los expertos le recomiendan determinadas cosas y no otras. Aquí, entonces, algunos criterios a considerar:

  1. Los elementos que no pueden faltar en la tapa de una carpeta son el nombre de la compañía y su logo. Es recomendable sólo incluir esta información en la carpeta para que la carpeta pueda ser usada en cualquier momento, más allá de los cambios que se produzcan en una empresa. Toda la información referente a la empresa se debe incluir en los inserts, dado que son piezas mucho más económicas que las carpetas para reimprimir en caso de modificaciones. Las compañías que pueden realizar distintas carpetas más a menudo o que desean contar con una carpeta especial sólo para una determinada ocasión pueden jugar con un diseño que involucre la relación carpeta-inserts. Una idea posible es la de mantener una continuidad entre la tapa y los inserts, ya sea haciendo que la frase o la imagen del frente continúen de algún modo en los inserts.
  2. La impresión de las carpetas suele ser más cara que la de un simple folleto o insert, por lo cual es preciso decidir cuántos colores va a tener. La impresión a todo color es ideal para las carpetas de papel blanco, ya que es allí donde la gama cromática se luce más. Una buena opción también es imprimir con un solo color, ya sea sobre papel blanco o sobre papel especial de color. En todo caso, es fundamental que la paleta cromática empleada se corresponda con los colores corporativos, para poder reforzar la identidad de la compañía en cuestión. Muchas empresas optan por presentar en la tapa de la carpeta el logo y/o el nombre de la organización realizados en papel aluminio plateado o dorado, obteniendo así una carpeta refinada y atractiva.
  3. En cuanto a los inserts, folletos, postales y tarjetas personales que se incluirán en una carpeta, es crucial que estén diseñados en concordancia con el estilo de ésta, para lograr una pieza integral y armónica en su conjunto. Debe haber coherencia gráfica tanto entre los materiales impresos entre sí como entre ellos y la carpeta que los contiene. Sólo de esta manera, mostrando una estética coherente, el público sentirá que se trata de una empresa seria y confiable. Los colores, las tipografías, las líneas, las imágenes deben tener una continuidad, algún tipo de relación visual, más allá de la independencia de cada insert y de sus rasgos específicos.
  4. Cada insert debe presentar un contenido diferente, focalizando en distintos temas, aspectos, productos y servicios de una empresa. Así, por ejemplo, una compañía dedicada a la producción de alimentos puede realizar un insert con la descripción del producto final, otro con la explicación del proceso de elaboración, otro con los precios y ofertas, etc.
  5. El texto de los inserts debe ser sintético, claro y atrapante. Debe estar organizado de forma simple para que las personas puedan leerlo rápidamente sin inconvenientes. Por supuesto, las tipografías elegidas deben hacer que el texto resulte legible en los fondos y colores elegidos.
  6. En cada uno de los inserts debe incluirse la información de contacto, para que cualquiera sea la pieza elegida, las personas siempre tengan disponibles los datos de una empresa. No se recomienda incluir esta información en las carpetas, dado que los números telefónicos o las direcciones de correo electrónico pueden cambiar y si esto sucede será necesario reimprimir las carpetas. Por otra parte, hay que incluir siempre la tarjeta personal, dado que tiene un formato especial y está directamente asociada con la función de contacto.
  7. Para los inserts es recomendable emplear papel ilustración brillante o mate de 100#, para que duren por más tiempo ante la consulta continua por parte del público.


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